Product Information Management

Artikel

Een Product Informatie Management (PIM) systeem is een must binnen organisaties die veel (online) producten verkopen. Dit helpt producenten, groothandelaren en (r)etailers bij het aanbieden van volledige en consistente product informatie aan de klant.

  • Creëer een goede klantervaring door consistente productinformatie
  • Bied de klant de informatie die hij zoekt via het gekozen kanaal
  • Vergroot het vertrouwen van de klant in jouw organisatie

 

Wat is een Product Information Management (PIM) systeem?

In een PIM systeem kun je, binnen één platform, op een efficiënte manier al je productinformatie beheren. Je kunt hierbij denken aan productomschrijvingen, kleuren, afmetingen, afbeeldingen, instructievideo’s en handleidingen.

Het PIM systeem vormt de basis van je informatie; vanuit dit systeem wordt het opgehaald door je webshop, ERP systeem en andere omliggende systemen die de productdata nodig hebben. Het systeem is zo ingericht dat er relaties gelegd kunnen worden tussen verschillende producten. Ook is het mogelijk om validaties toe te kennen die ervoor zorgen dat de invoer van data correct gebeurt (bijvoorbeeld volgens bepaalde classificaties zoals GS1).

Binnen Beeyond zorgt een DAM systeem ervoor dat je verschillende formaten van digitale bestanden kunt opslaan, zoals mp3, mp4, mpeg, pdf, gif, jpg, zip, doc en docx.

PIM systeem

 

Waarom een PIM systeem?

Productdata wordt doorgaans opgeslagen en gebruikt in verschillende losstaande systemen, zoals ERP, CRM en POS systemen. Elk van deze systemen heeft een eigen opzet en verlangt delen van de product(stam)data.

De data staat verspreid over meerdere systemen en een 360° view op de data is onmogelijk. Met een Product Information Management systeem beschik je wel over een volledig overzicht en een 360° view.

“Een PIM systeem is een belangrijke voorwaarde voor het omnichannel succes van je organisatie.”

Inzet van een Product Information Management systeem levert de volgende voordelen op:

  • Alle data wordt consistent opgeslagen
  • De data hoeft nog maar één keer ingevoerd te worden
  • Er ontstaat structuur in de productdata binnen je organisatie
  • Je hoeft niet meer te zoeken naar data; alles staat in één systeem
  • Alle productdata is voor alle externe kanalen beschikbaar via een workflow

 

Product Information ManagementDé online data oplossing

Beeyond is een uiterst flexibel systeem dat ontwikkeld is door Abacus en je wensen voor een Product Informatie Management systeem vervult. Veel functionaliteiten zijn standaard in dit systeem, eventuele extra wensen kunnen als maatwerk toegevoegd worden.

“Binnen Beeyond beheren we inmiddels 40.000 artikelen. De mogelijkheden en flexibiliteit van het programma besparen ons veel tijd. Dit geeft ons de ruimte om te focussen en sneller in te spelen op belangrijke veranderingen in de markt.” Digna Dirks, financieel directeur bij Van der Meer Diertotaalgroothandel

 

Product Information Management systeem binnen jouw afdeling

Een Product Information Management systeem biedt een grote toegevoegde waarde voor verschillende afdelingen en medewerkers. Kies hieronder je afdeling en lees hoe Beeyond jou kan helpen.

Directie

Tijd is geld. Het beheren en muteren van productgegevens is een tijdrovende klus.

Bespaar bij beheer van data
Productomschrijvingen moeten vaak zowel in het ERP systeem als in de webshop gezet worden. Prijzen dienen vaak één voor één, aangepast te worden in een Excel bestand, om vervolgens weer overgezet te worden naar het ERP systeem, de webshop, de labelprinter en wellicht een interne controlelijst.

Bij gebruikmaking van Beeyond als Product Information Management systeem hoeft dat niet meer. Alle data wordt in Beeyond in de cloud opgeslagen en is vanuit de cloud beschikbaar voor alle omliggende systemen en voor gemachtigde medewerkers. Ook het aanpassen van data, bijvoorbeeld een prijsverhoging, kan centraal en zeer snel doorgevoerd worden. Een tijdsbesparing tot wel enkele uren per week.

Bespaar bij opslag van data
De opslag van productdata is vaak omvangrijk. Veel verschillende formaten van dezelfde foto zijn op de server opgeslagen, allemaal voor een ander doel. Dit kost serverruimte, beheer en onderhoud. Beeyond is een SaaS oplossing, waardoor op voorgenoemde kosten bespaard kan worden.

Geen investering nodig
Voor Beeyond is geen investering nodig; je betaalt slechts een vast bedrag per maand voor gebruik. Dit abonnement kan eenvoudig opgezegd worden.

PIM systeem op maat
Onze eigen ontwikkelaars zijn dagelijks bezig om ons Product Information Management systeem continu verder te ontwikkelen. Daarnaast is ook maatwerk binnen Beeyond altijd mogelijk, waardoor Beeyond altijd perfect past binnen jouw organisatie.

Afdeling Verkoop en Marketing

Overal dezelfde informatie
Voor het omnichannel succes van je organisatie, is eenduidige informatieverstrekking van groot belang. Of het nu productdata in de webshop betreft, op de schapkaartjes in de winkel of op de uiteindelijke factuur voor de klant. In veel organisaties wordt productdata verspreid opgeslagen over diverse bestanden en mappen. Beeyond biedt één platform waar je alle data kwijt kunt, waardoor je verzekerd bent van eenduidige informatie over alle kanalen heen.

Denk hierbij aan diverse productomschrijvingen als ook afbeeldingen, productvideo’s, prijzen, kleuren, afmetingen, etc. Alle productdata overzichtelijk op één plaats opgeslagen in de cloud en altijd en overal beschikbaar, mits een internetverbinding voorhanden is.

Vereenvoudig het beheer
Één kleine wijziging doorvoeren in de productbeschrijving. Dat vervolgens dient te gebeuren in 4 systemen (Word, Excel, ERP, website) en op 5 verschillende plaatsen. Tijdrovend en foutgevoelig.

Daarnaast ontvangt bijvoorbeeld iedere week een aantal verzamelwebsites (bijvoorbeeld Bol.com, Fonq, Coolblue) actuele productdata in verband met de publicaties op deze websites. Hiervoor dient allereerst een export van de data uit het ERP systeem gemaakt te worden, waarna het overzicht in Excel aangepast wordt naar de wensen van de derde partij. Dat bestand wordt naar de desbetreffende wederverkoper gestuurd. Dat gehele proces moet vervolgens worden herhaald voor iedere organisatie waarmee wordt samengewerkt.

Conclusie: bespaar tijd
Bovengenoemd enkele voorbeelden waar Beeyond kan helpen om direct tijd te besparen. Stuur vanuit ons Product Information Management systeem productdata automatisch naar alle omliggende systemen. Pas data aan in Beeyond en het is direct doorgevoerd in het ERP systeem, webshop en overige gekoppelde systemen. Data delen met derden gaat eenvoudig en snel via een, eenmalig ingestelde, export. Je ontvangt een bericht vanuit Beeyond dat je geplande opdracht is uitgevoerd. Zo is er continue controle over de data en bespaar je tijd waardoor er meer tijd beschikbaar komt voor omzetverhogende activiteiten.

Afdeling Financiën

Prijsmutaties
Het aanpassen van prijzen is tijdrovend. Het dient tevens foutloos te verlopen en dat is niet eenvoudig met veel verschillende typen producten en productgroepen. Een tijdelijke aanpassing van een prijs bij een actie is hierdoor niet eens altijd in alle systemen door te voeren.

In Beeyond kunnen mutaties automatisch doorgevoerd worden, precies zoals is ingesteld. Iedere maandag om middernacht een nieuwe prijs voor een bepaalde categorie producten? Kwestie van instellen; welke groep betreft het, met hoeveel procent of euro wijzigt de prijs en per wanneer? Deze instelling kunnen worden opgeslagen en later worden hergebruikt en waar nodig aangepast.

Tekstweergave
Op facturen en kassabonnen moet de juiste omschrijving van een product weergegeven worden. In Beeyond kan een organisatie zelf de velden volledig instellen. Denk hierbij aan een veld ‘omschrijving kassabon’, dat als ‘verplicht’ is ingesteld en nooit meer dan 25 karakters mag bevatten. Voor ieder artikel dat toegevoegd wordt in Beeyond geldt dat bij het invullen voldaan moet worden aan deze validaties om het artikel op te kunnen slaan. Ons Product Information Management systeem zorgt zo voor structuur en overzicht.

Afdeling ICT

Inrichting van het Product Information Management systeem
Beeyond is een logisch ingericht systeem. Ondanks dat het inrichten hiervan niet zo eenvoudig is dat dit zomaar voor iedereen is weggelegd, zal iedere (ervaren) ICT’er het snel onder de knie hebben. Ons Product Information Management systeem is een grote database, die uiterst flexibel is gebouwd en naar vrijwel elke wens ingericht kan worden. Deels vanuit de organisatie zelf, deels kan er vanuit Abacus maatwerk aangeboden worden. Wij verzorgen tevens trainingen, zodat je snel zelf aan de slag kunt om Beeyond (verder) in te richten.

Rechten (en plichten)
De administrator kan iedere gebruiker, tot op detailniveau, rechten toekennen om specifieke gegevens te mogen beheren en muteren. Zo kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat een bepaalde gebruiker wel de kleur van een product mag aanpassen, maar niet de prijs.
Daarnaast kun je ieder veld dat bij een product hoort, voorwaarden meegeven waaraan de gebruiker moet voldoen bij het invullen. Bijvoorbeeld een verplichte veld invoer of een maximum van 250 karakters. Voor ieder artikel dat toegevoegd wordt in Beeyond geldt dat bij het invullen voldaan moet worden aan deze validaties om het artikel op te kunnen slaan.

Beheer en onderhoud
Veel data kost veel plaats. Menig ICT’er vraagt zich wel eens af waarom de afdeling Marketing één foto in diverse formaten moet opslaan. Het uitbreiden, onderhouden en beveiligen van je serverpark is van groot belang maar ook een grote kostenpost. Beeyond wordt aangeboden als device-onafhankelijk, Software-as-a-Service (SaaS) model en is dus cloud-based. Hierdoor kan alle productdata (ook grote hoeveelheden video’s en afbeeldingen ) opgeslagen worden in de cloud. ICT heeft geen omkijken meer naar de omvang van de data.

Lees meer over de functionaliteiten van Beeyond en bekijk interessante artikelen.

Afdeling Logistiek en Planning

Print snel etiketten
Vanuit Beeyond kunnen etiketten geprint worden, op het vooraf ingestelde formaat en de ingestelde printer. Producten kunnen op deze wijze zeer snel en eenvoudig gelabeld worden.

Informatie op pakbon
De productinformatie benodigd voor de pakbon, wordt rechtstreeks uit Beeyond gehaald. Een specifiek veld kan hierbij worden ingesteld op het maximaal aantal karakters dat op deze bon past.

Overige afdelingen

Ons Product Information Management systeem is bij de ontwikkeling opgezet als Master Data Management systeem, waarin alle master data / stamdata van de organisatie kan worden opgeslagen. Binnen iedere organisatie en iedere afdeling is er sprake van master data. Dat maakt dat Beeyond van grote toegevoegde waarde kan zijn, voor alle afdelingen binnen je organisatie.

Zo kan Beeyond worden ingezet als CRM systeem voor de afdeling Klantenservice. Of kan het gehele personeelsbestand worden beheerd in Beeyond door de afdeling HR.

Abacus ontwikkelt Beeyond geheel in eigen beheer. Onze ontwikkelaars zijn dagelijks bezig met het verder optimaliseren en uitbreiden van Beeyond. Zijn er vanuit (toekomstige) klanten, specifieke wensen? Ook maatwerk is mogelijk, om je organisatie te voorzien van een passende PIM oplossing.

 

Wil je zien hoe ons Product Information Management systeem werkt? Vraag nu een demo aan.